Le client : JabaLink, conseil, stratégie et recrutement · Jean-Baptiste T., fondateur · jabalink.fr · Jean-Baptiste T. sur LinkedIn
Jean-Baptiste T. a fondé JabaLink, un cabinet de conseil qui intervient sur plusieurs verticales, dont le recrutement. Comme beaucoup de dirigeants de petites structures, il pilotait son activité avec les outils que tout le monde recommande. Le problème, c'est qu'il en fallait six. Cinq d'entre eux sont aujourd'hui réunis dans un seul outil.
« On avait besoin d'une vue globale de l'activité, peu importe la verticale de conseil. Aujourd'hui, un seul outil centralise ce qui en prenait cinq. » Jean-Baptiste T., fondateur de JabaLink
Voici ce qu'on a construit avec lui, comment, et pourquoi on a volontairement présenté le résultat comme une base de travail plutôt que comme un produit bouclé.
Le point de départ : six outils, et l'information qui se perd entre eux
Faites l'inventaire d'un cabinet de conseil qui recrute pour ses clients, et vous trouvez à peu près toujours la même pile :
- un CRM pour les entreprises clientes et les prospects ;
- un ATS, le logiciel de suivi des candidatures, pour les candidats et les missions ;
- un outil de relances par email ;
- un tableau de suivi des indicateurs ;
- un job board pour diffuser les offres ;
- et l'administratif et la compta : devis, contrats, factures.
Chaque outil fait très bien son travail. Mais aucun ne parle aux autres. Un candidat vit dans l'ATS, la mission pour laquelle on le propose vit dans le CRM, la facture de cette mission vit dans l'outil de compta. Pour savoir où en est une mission, il faut ouvrir trois onglets et recoller les morceaux de mémoire.
Le coût n'est pas là où on l'attend. Ce n'est pas le prix des abonnements. C'est l'information perdue en route : une relance oubliée parce qu'elle vivait dans un autre outil, un candidat proposé deux fois, une facture qui n'est jamais rattachée à sa mission. Chacune de ces pertes coûte cher plus tard, et d'autant plus quand le cabinet travaille sur plusieurs verticales à la fois.
Ce qu'on a construit : un socle unique, pensé comme le métier
Plutôt que de relier ces outils entre eux avec des passerelles fragiles, on a construit un seul socle, organisé autour de ce que JabaLink manipule vraiment : des clients, des candidats, des missions et des documents.
Les clients. Une liste qui montre d'un coup d'œil chaque entreprise, sa mission en cours et ce qu'il reste à faire.
Les missions. La fiche de poste en tête, les candidats proposés, avec des statuts intermédiaires qui reflètent la réalité d'un recrutement, et une colonne « à faire » qu'on édite directement, avec un signal d'urgence.
Les candidats. Leur titre professionnel et leur profil LinkedIn directement sur la fiche, pour ne plus avoir à chercher ailleurs.
L'administratif. Les devis, contrats et factures sont rattachés à leur mission. On sait enfin, pour une mission donnée, ce qui a été proposé, signé et facturé.
Les prospects. Une liste, un pipeline, un import de fichier, et une fiche détaillée avec l'historique des échanges, jusqu'au moment où le prospect devient client en un clic.
Et pour éviter la saisie : l'outil se connecte à la messagerie, détecte les réponses aux emails, et récupère les informations légales des entreprises depuis les registres officiels au lieu de les faire recopier.
Au total, l'information de cinq des six outils est désormais réunie dans une seule vue de l'activité. Le sixième reste à part pour l'instant, et c'est cohérent avec la suite : on n'intègre pas tout d'un coup.
Ce qu'on n'a pas encore allumé, et pourquoi c'est volontaire
Quand on lui a demandé comment présenter ce chantier, Jean-Baptiste a été très clair : ce n'est pas un produit fini, c'est une vraie base de travail. On a gardé ses mots, parce qu'ils disent exactement comment on travaille.
Aujourd'hui, l'outil sert d'abord à piloter : voir, retrouver, décider. L'automatisation est encore légère. Les briques suivantes sont identifiées depuis le départ : les relances automatiques des devis et des factures, les relances des candidats en cours de proposition, le rapprochement entre un candidat et une mission, les séquences de prospection. On les allumera une par une.
Pourquoi ne pas tout brancher d'un coup ? Parce qu'automatiser sur une base qui n'est pas encore stable, c'est automatiser le désordre. Une relance automatique partie vers le mauvais contact fait plus de dégâts que dix relances oubliées. On pose d'abord une base propre, où chaque information a sa place, puis on ajoute les briques qui font gagner du temps, en mesurant ce que chacune rapporte.
Ce que ça change aujourd'hui
Pas de chiffre spectaculaire ici, et c'est assumé : Jean-Baptiste n'a pas encore mesuré ses gains en heures, et on ne publie pas de chiffre qui n'a pas été mesuré avec le client.
Ce qu'il constate déjà :
- moins de temps passé sur le reporting, puisque la vue d'ensemble existe au lieu d'être reconstruite ;
- plus besoin de jongler entre les outils pour suivre une mission de bout en bout ;
- moins d'erreurs et moins d'information perdue en route, ce qui est souvent ce qui coûte le plus cher en aval.
Comment on a travaillé
Le premier socle a été livré fin juillet, avec les clients, les candidats, les missions et l'administratif. Une démonstration a suivi quelques jours plus tard. En août, les retours de Jean-Baptiste ont été traités par lots : la liste des clients restructurée, les statuts de candidats affinés, les documents reliés aux missions, puis tout le volet prospects.
Une règle, la même que sur tous nos chantiers : livrer tôt une version qui sert, puis corriger sur les vrais retours plutôt que sur des hypothèses.
Ce qu'on en retient pour d'autres cabinets
Si vous dirigez un cabinet de conseil ou de recrutement et que vous reconnaissez votre pile d'outils, trois choses à retenir :
- Vous n'avez pas à choisir entre un CRM et un ATS. Si votre métier mélange les deux, un outil qui les réunit vous évite de recoller les morceaux à la main.
- La vue d'ensemble passe avant l'automatisation. Tant que vous ne voyez pas votre activité au même endroit, automatiser vous fera surtout aller plus vite dans la mauvaise direction.
- Un outil peut être utile avant d'être fini. Mieux vaut une base solide qu'on enrichit qu'un produit complet qu'on ne livre jamais.
Vous voulez savoir combien de temps ce genre d'outil vous rendrait ? Le scan express le chiffre en deux minutes. Et la méthode explique comment on avance, de la base aux briques.
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